Реферат на тему организация документооборота по кадрам на предприятии

Проект документа вместе с необходимыми материалами предоставляется руководителю на подпись. Подписанные документы регистрируются и передаются на отправку менеджеру по персоналу. Отправляемые документы сортируются по адресам, их вкладывают в конверты, заклеивают, при необходимости проставляют стоимость отправлений, составляют список на заказную почту и сдают в отделение связи. Внутренние документы проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, исполнение. Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов. Однако некоторые виды внутренних документов могут иметь свои маршруты. Протоколы не требуют составления проекта; докладные записки, справки и т.п. документы поступают прямо к руководителю, на имя которого они написаны.

Обоснование создания подразделения, как правило, увязывается с нормативами численности работников. Они как раз и предназначены для определения необходимой численности работников того или иного подразделения, установления должностных обязанностей, распределения работы между исполнителями. При определении численности и должностного состава того или иного структурного подразделения организации необходимо руководствоваться принятыми в организации (отрасли) штатными нормативами и перечнями, а также иными документами, определяющими данные показатели. Этот документ дает руководству право на укомплектование организации, и ее структурных подразделений работниками.

Действительно, для Вашего системного администратора нет ничего проще, чем создать каталог на жестком диске сервера и указать, кому из пользователей можно просматривать и редактировать его содержимое, кому лишь просматривать, а кому вообще данный каталог недоступен. История создания электронных архивов Рассмотрим способы создания электронных архивов. Создание файловых массивов Этот способ заключается в том, что организуется хранилище хранилища для документов, либо сразу создаваемых в электронном виде, либо переводимых в электронный вид, например, из бумажного архива или архива микрофильмов при сканировании. Хранилищем является любой локальный или сетевой диск либо более объемное устройство, например, магнитооптическая или DVD библиотека.

Одно дело объединяет все документы за один год работы предприятия по тому или иному пункту номенклатуры дел организации. Объем единицы хранения в архиве не может превосходить 200 страниц. В связи с этим для больших дел вводятся несколько томов. Таким образом подразделение документов в архиве происходит по делам, а затем по томам. Поиск информации осуществляется как по атрибутам дел и томов, так и по атрибутам документов.Дела в архив передаются в архив из канцелярии или отдельно (по томам) или целиком по окончанию года. В любом случае дело закрывается в конце года. При этом проверяется полный перечень документов в деле, их разбивку по томам. После этого готовиться опись дел, в которой указывается список дел (по их наименованием), количество томов в деле, количество страниц в каждом томе. После составления описи дел за конкретный год они поступают на хранение.Сроки хранения для разных позиций номенклатуры различны. Типовые сроки хранения документов в крупной организации: 1, 3 года и 5, 10, 30, 50 лет.

Отсутствует всякое дополнительное оборудование между Вами и носителем информации. Для корректировки бумаги достаточно лишь наличие карандаша или ручки. Недостатки же данного способа заключаются в большом физическом объеме архива. Бумага имеет свойства выцветать, протираться от многократных прикосновений, рваться. Информация на поврежденных бумажных носителях может быть частично или полностью утеряна. Учет информации бумажного архива при помощи книг или карточек тоже довольно громоздок, не говоря о поиске необходимой книги, документа. Довольно громоздким является процесс извлечения наконец-то найденного из шкафов и полок. Для тиражирования документации бумажных носителей применяют копировальные аппараты. Пионером в их разработке и производстве является небезызвестная фирма Xerox, благодаря которой и возник термин ксерокопия . Для копирования сшитых документов, книг достаточно эффективно применение копиров Minolta.